До того как устроиться в компанию личным помощником босса, Катерина больше десяти лет провела на заводе в типичном отделе кадров. Новая работа девушке подвернулась случайно — скажем прямо, по знакомству. Тогда беларуска еще не понимала, что ее ждет. Бесконечный наем секретарш по возрасту и обхвату талии, бронирование вертолетов, чистка солярия прямо в офисе и позолоченных унитазов дома у директора — это еще не весь перечень обязанностей помощницы шефа. Беларуска отработала персональным ассистентом шесть лет и рассказала Onliner о привычках очень эксцентричного руководителя.
«Новое место казалось роскошью и сказкой»
— Когда я попала в ту компанию, мне было чуть за 30. Босс владел сетью ресторанов в Минске. Он был весьма специфическим человеком: поднялся еще в девяностые и сохранил соответствующие подходы в бизнесе, — вспоминает Екатерина.
На новое место работы девушку занесло случайно. Сотрудница из отдела кадров уходила в декрет, и знакомые порекомендовали Катерину. Предложение показалось заманчивым.
— Со временем там оценили мои организаторские способности. Официально я числилась начальницей секретариата, а фактически занималась всем подряд: сидела в приемной, подписывала документы, устраивала праздники, договаривалась с партнерами. После тяжелой работы на заводе, за которую платили не так много, а работать приходилось от звонка до звонка, новое место казалось большой роскошью и сказкой.
Катерина могла в рабочее время сходить на аквааэробику, ее никто не контролировал. Главное, чтобы все горящие задачи закрывались вовремя.
Зарплатой девушку тоже не обижали. Пришла в компанию она на 800 долларов, с дополнительными обязанностями совсем скоро зарплата поднялась до 1000 долларов плюс премии. А в отделе кадров на заводе в то время платили около 1000 рублей.
Первую встречу с боссом Катерина запомнила хорошо. Она принесла ему и наемному директору кофе в кабинет и тут же получила несколько замечаний. Директор сказал, что кофе холодный, хотя он был только что приготовлен. А учредитель (тот самый шеф) подметил, что в Европе к кофе обязательно подается стакан холодной воды, подчеркнув, что у нас уровень сервиса ниже плинтуса.
Девушка не расстроилась, просто в следующий раз принесла горячий кофе и два стакана воды.
«Босс любил орать и штрафовать»
Уже менее чем через полгода Катерина стала персональным помощником руководителя. Оказалось, шеф обожает корпоративы, а новая сотрудница может и спеть, и станцевать, и развеселить кого хочешь.
— Больше всего в работе мне нравилось, что не было рутины. Считайте, каждый день — праздник. Да, были нюансы, но в целом те шесть лет вспоминаю с улыбкой и благодарностью, — говорит женщина. — На организацию мероприятий бюджет был практически не ограничен, хотя сам товарищ казался мне прижимистым. Например, он покупал себе подержанный лимузин, но поручал перетянуть салон новой кожей, чтобы не касаться старых сидений.
Вскоре Катерина научилась заказывать вертолет для шефа и подбирать по списку новых секретарей. А вот корпоративы по-прежнему отнимали много сил. К примеру, босс задумал вечеринку в купальниках или выездное казино — в таких случаях уже за месяц-два девушка начинала продумывать все детали: пройтись по местности, чтобы скосить сорняки и определить места для размещения столиков и игр, продумать зону туалета, подобрать персонал для работы на вечеринке, прописать сценарий и многое-многое другое.
— На хороший отдых команды шеф не скупился. Полеты на вертолетах, прокат водных скутеров, стриптиз — все это было в порядке вещей. Наш «барин» любил устраивать соревнования в самодеятельности между своими фирмами и всегда выступал судьей, безбожно подсуживая любимчикам, — вспоминает Катерина.
— Я чувствовала себя толковой хозяйственной женщиной, которая делает все возможное, чтобы всем было удобно. В принципе, в этом и заключались мои обязанности. Еще я подбирала кадры для начальника, а это было очень сложно. Он не хотел брать на работу людей старше 35 лет и, как он выражался, некрасивых. Приходилось долго объяснять, что молодые и инициативные парни в татуировках согласятся убирать территорию за полторы тысячи долларов, а таких денег на уборщиков и охрану он жалел.
Особую страсть бывший босс питал к молодым девушкам из регионов и иностранкам, вспоминает Катерина. Все они были как на подбор — очень высокие, стройные, красивые.
— Их всегда было несколько, менялись где-то раз в год. Сопровождали шефа на мероприятиях, сидели в приемной и выставляли таблички с настроением босса: «Сегодня не в духе» или «Доволен, иди смело». Под хорошее настроение можно было получить много «плюшек», а вот в плохом расположении духа босс любил орать и штрафовать.
К слову, в обязанности Катерины входило пристраивать хорошеньких секретарш в вузы (а учиться они хотели на удивление все) и даже помогать им в процессе обучения. Когда эти девушки надоедали, их быстро отдавали замуж богатым друзьям шефа.
— Так как секретаршам ответственных задач не поручали, была нужда и в обычных помощниках, — объясняет Катерина. — Как раз к ним относилась и я. Начальник меня не любил, так как дамочка я крупная — 100 килограммов, но был доволен моей работой, поэтому платил и терпел. Его аж перекашивало, когда он меня видел. В основном мы общались через его девочек и через директора. И он не хотел лишний раз меня видеть, и я не горела желанием.
«После уборки дома поняла, что офис еще скромненький»
Больше всего Катерину удивило, что у шефа в кабинете есть еще несколько тайных комнат, а там — душевая, ванна, стол для массажа, солярий. Все это увидела, когда пришла на первую уборку с клинингом.
— Конечно, поначалу меня это очень удивляло. На заводе такого не увидишь, — шутит женщина. — Да и в жизни я похожего больше не встречала. Но потом побывала с большой уборкой дома у босса и поняла, что офис еще скромненький.
Жил бизнесмен в коттедже за городом. Вся команда уборщиков вдоволь насмеялась из-за позолоченных унитазов. Да, такое бывает не только в фильмах. Только вот выглядели они так себе: когда появляются трещины и расколы от старости, выглядит это обшарпанно и убого, считает Катерина.
— В доме было очень много золота и хрусталя. Это как оливье, полнейшее смешение стилей, где не все подходило одно к одному, — продолжает женщина. — Кстати, по еде у шефа тоже были свои заморочки. На праздники было принято накрывать столы домашними блюдами, хотя человек владел ресторанами. Особенно он уважал блины и котлеты. Смешно было наблюдать, как человек командует своим вечно худеющим девушкам-секретарям угощаться. Они не хотели, но ели.
Катерина признается, что она, с одной стороны, уважала начальника, так как у него было трудное детство и человек всего в жизни добился сам. Плюс, что бы он ни вытворял, шеф отлично разбирался в людях — тех, кто хорошо работал и приносил бизнесу пользу, быстро поднимал по карьерной лестнице и не обделял деньгами.
При этом женщина не принимала стиль общения руководителя с подчиненными, его излишнюю эмоциональность и высокомерие.
«Покупал новые витрины, когда нечем было платить зарплату»
С любимой, но в то же время нервной работы Катерина ушла в декрет. Помощником ассистента она проработала шесть лет и возвращаться не собиралась.
— Во-первых, такой бешеный ритм и ненормированный график не подходит для семейных людей. А во-вторых, там уже назревали проблемы. Хозяин покупал новые витрины в ресторан в то время, как нечем было платить зарплату сотрудникам. Мне кажется, вся проблема в том, что принципы ведения бизнеса не поменялись, а время стало уже совсем другое.
Удержать Катерину не пытались. Начальник был уверен, что незаменимых людей нет. Сейчас женщина вышла из декрета и устроилась юристом в частную фирму. Работа спокойная, зато стабильная. Старое место она вспоминает с ностальгией и улыбкой. Признается, что раньше и представить не могла, что в жизни придется поработать помощником бизнесмена.
— Считайте, я была его левой рукой, если учесть все, что доводилось выполнять. Именно левой, — подчеркивает женщина. — Я с восторгом пересматриваю старые фотографии с работы: мы с коллегами то на вертолете, то на водном мотоцикле. Это была очень необычная жизнь, которую приятно вспоминать.
Катерина уверена: чтобы рассматривать похожие вакансии, нужно быть незамужней девушкой и иметь много свободного времени. Тогда получится и эффективно работать, и успевать наслаждаться жизнью.
— Ритм был очень быстрый. Это работа для тех, кто хочет приобрести незаменимый опыт, побегать, насладиться молодостью. В моем случае это было очень весело, несмотря на неудачи в моменте. Вспоминаю то время с ощущением полноты жизни.
Эксперт: «Это вопрос не только эффективности, но и умения доверять»
У нас только начинает набирать обороты мода на личных помощников и бизнес-ассистентов, в то время как во многих странах это тренд, отмечает в беседе с Onliner Юлия Юкович, специалист по управлению людьми в компаниях с 20-летним стажем, международный бизнес-тренер, трансформационный коуч и ведущая авторских тренингов.
— Нашим бизнесменам пока еще сложно понять, какие поручения можно отдавать помощникам, а какие решения лучше оставить за собой. Также мы сталкиваемся с классической проблемой доверия. Нам трудно открыться и довериться людям, которые не входят в тесный круг «своих».
Мы воспитаны в духе самостоятельности и порой скептически относимся к тому, чтобы делегировать свои задачи. Еще учимся понимать, как это — разгрузить свой день, отдав часть обязанностей ассистенту. И это не только вопрос управления временем или эффективности, это вопрос умения доверять. Именно этот мост нам предстоит построить так, чтобы он соединял и наше желание контролировать все подряд, и возможности, которые открывает перед нами работа с ассистентами.
Руководители, нанявшие помощников, как правило, довольны своим решением, потому что их энергия уходит на решение более стратегических задач, а не на рутину, убеждена эксперт. Стоит подчеркнуть, что многим бизнесменам жалко денег на ассистентов. Работа личного помощника зачастую приравнивается к обязанностям секретаря, хотя на самом деле эта позиция подразумевает не только работу с письмами и поручениями, но и организацию внутренних процессов бизнеса.
— У нас нет понятного функционала для такой позиции, как персональный ассистент. Например, я знаю собственника, который заставляет помощника ходить с ним на охоту. Другой собственник просит улаживать перипетии его бурной личной жизни. Также на моей памяти был руководитель, который заставил ассистента учиться вместо себя на курсах, — делится случаями из практики Юлия Юкович. — На самом деле в бизнес-среде можно встретиться с разными управленцами. Это могут быть гиперконтролеры, абьюзеры и газлайтеры, а могут быть интеллигентные, демократичные и рациональные начальники.
Чтобы стать персональным ассистентом, нужно уметь эффективно планировать и организовывать работу, управлять множеством задач без потери качества, подчеркивает эксперт. Работать приходится зачастую в стрессовых ситуациях, поэтому пригодятся терпение, развитый эмоциональный интеллект, аналитические способности. Не обойтись личному помощнику и без юмора и креативности, ведь эти черты помогут поддерживать атмосферу в команде и находить нестандартные решения сложных задач.